Pernah dimintai tolong untuk menjadi panitia walimah sahabat? Tentu amat menyenangkan jika kita dapat membantu sahabat sendiri dalam melaksanakan salah satu momen hidup yang istimewa. Tapi tunggu dulu, tanpa persiapan yang memadai bisa-bisa kita justru mengacaukan momen istimewa ini. Lalu bagaimana caranya agar kita dapat mempersiapkan momen pernikahan sahabat dengan baik? Apa yang perlu diperhatikan?

Penulis merupakan koordinator lapangan dari momen pernikahan Nadya Iriani dan Hadi Nugraha yang dilaksanakan pada tanggal 10 Februari 2018. Berdasarkan pengalaman itu, izinkan penulis berbagi mengenai hal-hal apa saja yang perlu dipersiapkan :)

Pemegang Komando

Salah satu hal paling krusial dalam mempersiapkan kepanitiaan walimah adalah menentukan siapa pemegang kendali acara. Ada beberapa alternatif yang dapat dipilih:

1. Pihak keluarga memegang seluruh konsep acara, panitia sebagai pelaksana teknis saja
2. Panitia memegang konsep acara, pihak keluarga pemberi masukan
3. Panitia memegang penuh konsep acara

Adakah alternatif lainnya? Ya, tentu.

Mengapa perlu menentukan pemegang kendali acara walimah sejak awal? Agar panitia memahami siapa yang memiliki komando atas setiap keputusan dalam kepanitiaan. Salah seorang yang ditugaskan dari pihak keluarga kah? Jika pihak keluarga, pihak yang mana? Keluarga pengantin pria atau keluarga pengantin wanita? Atau justru pemilik komandonya adalah kedua pengantin? Atau kendali acara sepenuhnya dipercayakan kepada panitia? Jika hal ini sudah jelas maka langkah kita ke depan akan menjadi lebih mudah dalam mengambil keputusan :)

Berdasarkan pengalaman Asa pada kepanitiaan walimah sebelumnya, ketidakjelasan pemilik komando dapat membuat banyak miskomunikasi baik saat prawalimah maupun saat hari H prosesi walimah.

Pembagian Peran

Ketika sudah ditentukan siapa pemilik komandonya, diskusikan bersama-sama dengan pemilik hajat mengenai apa saja kebutuhan maupun keinginan mereka di dalam walimah nanti. Dari mulai mata acara, konsep dekorasi hingga hal menarik lainnya seperti kejutan dari pengantin pria untuk pengantin wanita di hari H. Pastikan kebutuhan didahulukan daripada keinginan. Dari sinilah kemudian panitia mulai melakukan analisa SDM yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan walimah. Beberapa kebutuhan SDM yang sering digunakan dalam agenda walimah diantaranya:

1. Koordinator lapangan: Bertugas memastikan pelaksanaan kegiatan walimah sesuai dengan rencana yang sudah dibuat sebelumnya. Mengontrol seluruh keberjalanan walimah
2. Stopper: Bertugas mengatur lalu lintas tamu undangan yang hendak bersalaman dan berfoto bersama pengantin
3. Penjaga buku tamu: Bertugas menjaga buku tamu. Dalam beberapa kesempatan perannya tidak dibuat terpisah dengan penerima tamu
4. Penerima tamu VIP: Bertugas menerima dan mengarahkan tamu VIP menuju lokasi yang sudah disiapkan
5. MC: Jika MC tidak dipersiapkan oleh wedding organizer, maka peran MC perlu dipersiapkan oleh panitia

Itu sebabnya dalam sebuah kegiatan walimah, hampir menjadi sebuah kepastian (setidaknya sampai saat Saya menulis tulisan ini hingga ditemukan teknologi lain yang lebih efisien) panitia akan memerlukan handy talkie sebagai media untuk berkomunikasi. Itu sebabnya handy talkie perlu dipersiapkan dengan baik sebelum kegiatan dilaksanakan. Cek keadaan baterai, keselarasan sinyal radio dan kemampuannya dalam menerima dan memberikan pesan. Jika perlu siapkan handy talkie cadangan. Komunikasi antar panitia akan menjadi hal amat penting yang dapat menentukan kelancaran sebuah proses walimah. Tanpa media handy talkie, pastikan tidak ada kendala dalam berkomunikasi antar panitia.

Sudah cukup terbayang? Baca tulisan-tulisan berikutnya masih tentang persiapan pernikahan :)

-----------------------
Road to Walimah
Pena 1. Mempersiapkan Kepanitiaan Walimah Sahabat
Pena 2. Membuat Teklap Walimah
Pena 3. Sunnah dalam Walimah